Cách dùng hàm SWITCH thay thế IF lồng nhau trong Excel

Trong Microsoft Excel, các công thức lộn xộn không chỉ gây mất thẩm mỹ mà còn là rào cản lớn trong việc bảo trì và kiểm tra dữ liệu. Những chuỗi hàm IF lồng nhau kéo dài với hàng tá dấu ngoặc đơn thường dẫn đến sai sót và tốn thời gian chỉnh sửa. Việc chuyển sang sử dụng hàm SWITCH là một giải pháp hiện đại, giúp biến những công thức phức tạp thành cấu trúc sạch sẽ, dễ hiểu và chuyên nghiệp hơn.

Vấn đề của các công thức IF lồng nhau

Công thức IF lồng nhau (Nested IF) hoạt động tương tự như những con búp bê Nga Matryoshka. Bạn bắt đầu với một điều kiện, sau đó thêm điều kiện thứ hai, thứ ba bên trong nó. Cấu trúc này nhanh chóng trở nên rắc rối khi số lượng điều kiện tăng lên.

Giả sử bạn đang quản lý một dự án và cần xác định trạng thái dựa trên số giai đoạn hoàn thành. Một công thức IF lồng nhau điển hình sẽ trông như sau:

=IF([@Completed]=0,"Pending",IF([@Completed]=1,"Active",IF([@Completed]=2,"Active",IF([@Completed]=3,"Closed","Error"))))

Cấu trúc này gây ra hai khó khăn lớn: thứ nhất là "cơn ác mộng" dấu ngoặc đơn ở cuối công thức; thứ hai là độ phức tạp trực quan khi bộ não phải xử lý từng lớp điều kiện trước khi đến được kết quả cuối cùng. Chỉ cần thiếu một dấu phẩy hoặc dấu ngoặc, toàn bộ hệ thống logic sẽ đổ vỡ.

Hàm IFS và sự dư thừa dữ liệu

Để cải thiện cấu trúc lồng ghép, Microsoft đã giới thiệu hàm IFS. Dù IFS giúp làm phẳng công thức, giúp các điều kiện được liệt kê lần lượt, nhưng nó vẫn tồn tại nhược điểm về sự dư thừa.

=IFS([@Completed]=0,"Pending",[@Completed]=1,"Active",[@Completed]=2,"Active",[@Completed]=3,"Closed")

Với IFS, bạn phải lặp lại tên cột tham chiếu cho mỗi điều kiện logic. Điều này làm công thức dài hơn cần thiết. Ngoài ra, IFS không có đối số mặc định (else). Nếu dữ liệu không khớp với bất kỳ tiêu chí nào, hàm sẽ trả về lỗi #N/A thay vì một giá trị thông báo lỗi tùy chỉnh.

Tối ưu bảng tính với hàm SWITCH

Hàm SWITCH giải quyết triệt để các vấn đề trên bằng cách định nghĩa quy tắc trong một danh sách tuyến tính. Cú pháp của SWITCH rất logic: =SWITCH(target, value1, result1, [value2, result2], ..., [default]).

Trong đó, target là giá trị cần so sánh, value là giá trị điều kiện và result là kết quả trả về. Đối số cuối cùng default đóng vai trò như một mạng lưới an toàn nếu không có giá trị nào khớp.

Áp dụng vào bảng theo dõi dự án:

=SWITCH([@Completed], 0, "Pending", 1, "Active", 2, "Active", 3, "Closed", "Unknown")

Ưu điểm lớn nhất của SWITCH là bạn chỉ cần tham chiếu đến ô dữ liệu một lần duy nhất. Công thức trở nên ngắn gọn, dễ đọc như văn bản thông thường và tích hợp sẵn khả năng xử lý lỗi thông qua đối số cuối cùng.

Mẹo sử dụng SWITCH(TRUE) cho các khoảng giá trị

Nhiều người lầm tưởng SWITCH chỉ dùng cho các khớp chính xác. Tuy nhiên, bằng cách đặt đối số đầu tiên là TRUE, bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh (>, <, <=) tương tự như hàm IF.=SWITCH(TRUE, [@Completed]=0, "Pending", [@Completed]<=2, "Active", [@Completed]=3, "Closed", "Error")xtagstartz/p>

Kỹ thuật này cho phép bạn gom nhóm các điều kiện (ví dụ: cả 1 và 2 đều là "Active") vào một dòng duy nhất, giữ cho cấu trúc logic luôn mạch lạc.

Lựa chọn hàm phù hợp cho từng tình huống

Mặc dù SWITCH rất mạnh mẽ, việc lựa chọn công thức vẫn cần dựa trên nhu cầu cụ thể của bảng tính:

Việc làm chủ hàm SWITCH không chỉ giúp nâng cao kỹ năng xử lý dữ liệu mà còn cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc. Những bảng tính rõ ràng, ít lỗi sẽ giúp việc chia sẻ và cộng tác trong công việc trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.